Description

Kerumitan dalam pengadaan barang akan terasa jika jumlah seksi dan bagian bertambah banyak, dan kebutuhan untuk melakukan pembelian terus menerus muncul hampir setiap hari sehingga bagian Purchasing menjadi kerepotan.

Proses pengadaan barang dimulai dari masing-masing seksi yang mengajukan permintaan pembelian barang (PR / Purchase Requisition). PR kemudian harus diperiksa oleh atasan masing-masing bagian, lalu masuk ke Budget Control untuk approval, kemudian masuk ke Direksi untuk approval. Proses ini cukup memakan waktu karena bersifat birokratif, terutama jika approver termasuk cukup mobile sehingga tidak selalu berada di tempat untuk tanda tangan.

Dengan "Purchasing & Warehouse System", proses PR menjadi mudah. Masing-masing seksi tinggal menginput PR melalui workstation mereka, lalu PR tersebut otomatis akan muncul di komputer manager bagian. PR yang sudah diperiksa manager akan muncul di komputer Budget Control, lalu PR yang sudah disetujui akan muncul di komputer Direktur untuk persetujuan terakhir. Semua proses ini dilaksanakan secara online melalui system, sehingga tidak perlu membuat form rangkap lagi untuk tanda tangan, dan tidak perlu kurir untuk mengantarkan form ke meja masing-masing pejabat.

Selanjutnya, PR yang sudah disetujui oleh Direktur akan muncul di komputer bagian Purchasing untuk dibuatkan PO. Bagian Purchasing membuat PO berdasarkan PR-PR yang sudah disetujui (beberapa PR bisa masuk ke satu PO, atau sebuah PR bisa masuk ke beberapa PO). PO kemudian disubmit ke manager Purchasing untuk diperiksa dan disetujui, lalu ke Budget Control untuk disetujui. PO yang sudah disetujui kemudian bisa diprint atau langsung dikirim ke vendor/supplier melalui email.

Semua proses di atas dilakukan online di dalam system, dan tanpa menggunakan kertas lagi (paperless).

Selanjutnya proses pengadaan barang dilanjutkan di aplikasi Warehouse.

Ketika vendor/supplier mengirim barang ke gudang, maka akan dilakukan GR (Goods Received). GR bisa berdasarkan PO atau tidak (tergantung kebijakan manajemen). Jika berdasarkan PO, maka PO status otomatis akan diupdate, dan data entry menjadi mudah karena item barang otomatis bisa "ditarik" dari data PO (tidak perlu entry ulang).

GR bisa sekaligus sesuai PO, bisa juga parsial (beberapa kali pengiriman).

Ketika user (seksi yang mengajukan PR) akan mengambil barang, bisa langsung menginput sendiri form GI (Goods Issued) di komputer mereka (sehingga tidak terlalu merepotkan petugas gudang). Ketika dilakukan pengambilan barang, form GI tinggal dipanggil lagi oleh petugas gudang untuk dilakukan verifikasi sesuai pengambilan barang.

Pada aplikasi Warehouse bisa juga dilakukan SO (Stock Opname), SC (Stock Correction), dan menampilkan informasi stock melalui SI (Stock Information).

System pencatatan stock menggunakan metode perpetual (Stock Card) sehingga nilai stock bisa dihitung secara FIFO (First In First Out).

Key Benefits

  • Memudahkan proses PR dan PO
  • Memudahkan proses GR dan GI
  • Informasi stock terupdate secara otomatis in real time (saat itu juga)
  • Paperless
  • Metode FIFO
  • Interface sangat user friendly.

Technology Used

  • Database: Microsoft SQL Server
  • Client application: Microsoft Access